HireBase

当時は採用戦略や求める人物像の整理はある程度できていました。ただ、実務をこなす人手が根本的に足りていなくて。
特にスカウト業務は、候補者のピックアップから文章の作成・送付まで、想像以上に工数がかかります。

一人の担当者が他の業務と並行しながらこなせる量には限界があって、結果的にスカウトの送付数が確保できず、採用活動が思うように前に進まない状況が続いていました。

また、スカウト文章についても課題を感じていました。送ってはいるものの返信率が低く、「なぜ返ってこないのか」「何が問題なのか」を自分たちだけで分析・改善するのも難しかったですね。採用担当として何とかしなければという焦りは感じていましたが、手が回らないという状態でした。

複数の採用代行サービスを比較した田中さんが、HireBaseを選んだ決め手は大きく3点でした。

① エンジニア採用の専門性： HireBaseのコンサルタントはエンジニア採用の豊富な経験を持ち、技術スタックや エンジニアが重視するキャリアパスについての理解が深く、スカウト文面の質が段違いに 高いと感じた。

② 採用戦略からの一貫したサポート： 単なる作業代行ではなく、「どんな人材を、なぜ採るべきか」という採用要件の定義から 一緒に考えてくれる姿勢が信頼できると判断。

③ コミュニケーションの取りやすさ： 担当者との初回打ち合わせで感じた「一緒に採用を作っていく」姿勢と、 Slackを活用したリアルタイムな情報共有体制が決め手。

まず取り組んだのは、スカウト業務の体制づくりです。候補者のピックアップから文章作成・送付までの一連のオペレーションを整理して、どこをHireBaseに担当してもらい、どこを社内でやるかを明確にしました。

これがすごく効いて、社内担当者がようやく「候補者との面談準備」や「選考体験の向上」といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになりました。

スカウト文章についても、HireBaseのチームが私たちの会社のカルチャーや開発環境、プロダクトの魅力を深くヒアリングしたうえで、候補者ごとにパーソナライズされた文章を作ってくれました。
単に実績を羅列するのではなく、「なぜあなたにアプローチしているのか」が伝わる内容になっていて、最初に見たとき率直に「これは返信したくなるな」と思いましたね。

また、スカウトの検索条件についても一緒に見直してもらいました。
私たちは当初、スキルセットを絞り込みすぎていたようで、少し条件を広げることで候補者の母数が一気に増えたんです。それでいて求める水準は落とさず、精度高くリストアップしてもらえたのが印象的でした。

具体的な支援内容：

• ✓ 採用要件定義・ペルソナ設計
• ✓ スカウト文面の作成・A/Bテスト・最適化
• ✓ スカウト送信業務の代行（週次レポート付き）
• ✓ カジュアル面談のセッティング・面談後フォロー
• ✓ 採用オペレーション全般（ATS管理・面接日程調整）

数字として一番わかりやすいのは、スカウト返信率が 3% → 11% に上がったことです。 送付数が増えただけでなく、文章の質が上がったことで返信につながるようになりました。

さらに、面談設定率も 15% → 32% まで改善しています。 返信はもらえても面談につながらないというケースが以前は多かったのですが、 候補者の動機を引き出す文章設計やフォローのタイミングなど、細かい部分を丁寧に対応してもらったことが効いていると感じています。

結果として、年間6名のハイスキルエンジニアの採用に成功しました。テックリードに近い層を含む即戦力人材を複数名確保できたことは、自社プロダクトの開発スピードにも直接影響しています。

採用数だけでなく、採用担当者の「余裕」が生まれたことも大きな変化です。以前は毎日スカウト業務に追われていたのが、戦略を考えたり候補者と丁寧に向き合う時間が取れるようになりました。

また、採用したエンジニアの定着率も高く、入社後のミスマッチが大幅に減少したのもよかったですね。 HireBaseによる採用要件の精緻化と候補者とのカルチャーフィットの確認が功を奏した形となりました。
現在も継続的にHireBaseと連携し、次のフェーズに向けた採用体制の強化を進めています。